Yang Harus Ditanyakan Saat Memilih Sistem Collection

Setiap demo sistem collection dimulai dengan cara yang sama. Dashboard menyala, grafiknya bergerak, angkanya rapi, dan semua orang di ruangan mengangguk.

Dashboard adalah bagian yang paling mudah dibuat bagus. Ia juga bagian yang paling jarang menentukan apakah sistem itu benar-benar akan dipakai enam bulan lagi.

Kalau Anda sedang mengevaluasi, berikut hal-hal yang lebih layak ditanyakan, berdasarkan apa yang biasanya jadi masalah setelah sistemnya dipasang.

Minta lihat pagi hari seorang agen

Bukan tampilan supervisor. Layar agen, dari saat dia login.

Dari mana daftarnya datang? Apakah urutannya sudah ditentukan, atau agen memilih sendiri? Berapa klik dari membuka aplikasi sampai panggilan pertama tersambung? Ketika panggilan selesai, berapa lama mencatat hasilnya, dan apakah pencatatan itu terjadi di layar yang sama?

Sistem yang bagus untuk supervisor tapi menyusahkan agen akan ditinggalkan diam-diam. Agen kembali ke catatan pribadi, dan enam bulan kemudian Anda punya sistem mahal yang datanya tidak lengkap.

Tanyakan apa yang terjadi saat akun pindah bucket

Ini pertanyaan yang memisahkan sistem yang benar-benar mengerti collection dari sistem pencatatan yang dipoles.

Ketika sebuah akun melewati batas umur tunggakan, apa yang berubah dengan sendirinya? Apakah prioritasnya naik, apakah penanganannya berpindah, apakah ada eskalasi yang terpicu? Atau labelnya saja yang berganti sementara sisanya tetap sama?

Kalau jawabannya cuma soal label, Anda sedang melihat spreadsheet yang lebih mahal.

Tanya soal janji bayar sampai ke detailnya

Semua sistem bisa menyimpan janji bayar. Yang membedakan adalah apa yang terjadi setelahnya.

Apakah akun yang berjanji muncul kembali otomatis tepat pada tanggalnya? Apakah janji yang diingkari mengubah cara akun itu diperlakukan berikutnya? Bisakah agen melihat berapa kali orang ini pernah berjanji sebelumnya, tanpa membuka menu lain?

Kalau tiga jawabannya tidak, fitur janji bayarnya adalah kolom, bukan alur kerja.

Bicarakan data sebelum bicara harga

Data debitur termasuk informasi yang sensitif, dan pertanyaannya perlu spesifik.

Di mana datanya disimpan, dan apakah ada pilihan penempatan yang sesuai kebijakan institusi Anda? Siapa yang bisa melihat data pribadi, dan bisakah dibatasi per peran? Apakah setiap tindakan tercatat, sehingga kalau nanti ditanya siapa membuka apa dan kapan, jawabannya ada?

Minta ditunjukkan, bukan dijelaskan. Jejak audit yang benar-benar ada bisa dibuka di depan Anda.

Tanyakan cara masuk dan cara keluar

Dua arah, dan yang kedua sering dilupakan.

Bagaimana data debitur masuk dari sistem inti Anda, seberapa sering, dan apa yang terjadi kalau formatnya berubah? Lalu, kalau suatu hari Anda berhenti berlangganan, dalam bentuk apa data Anda bisa dibawa keluar?

Vendor yang tenang menjawab pertanyaan kedua biasanya vendor yang percaya Anda tidak akan pergi. Yang berkelit di pertanyaan itu sedang memberi tahu sesuatu.

Terakhir, tanya siapa yang akan mengangkat telepon Anda

Ketika ada yang tidak beres di tengah jam kerja, siapa yang Anda hubungi, dan berapa lama sampai ada orang yang benar-benar memahami sistemnya menjawab?

Untuk operasi penagihan, satu hari tanpa antrean berarti satu hari kapasitas yang hilang dan tidak bisa dikejar. Kualitas dukungan bukan syarat tambahan di daftar. Sering kali itu yang paling terasa setahun kemudian.

Demo yang bagus memperlihatkan apa yang bisa dilakukan sistem. Pertanyaan yang bagus memperlihatkan apa yang terjadi ketika keadaannya tidak ideal, dan keadaan memang jarang ideal.

Silakan pakai daftar ini untuk kami juga. Demo Koda Collection kami mulai dari layar agen, bukan dari dashboard, karena di situ yang paling menentukan apakah sistemnya benar-benar akan dipakai.