Apa Itu DPD, dan Kenapa Angkanya Bisa Berbeda Antar Sistem

DPD adalah singkatan dari days past due, jumlah hari sebuah kewajiban lewat dari tanggal jatuh temponya.

Terdengar seperti angka yang tidak mungkin diperdebatkan. Tanggal jatuh tempo ada, tanggal hari ini ada, tinggal dikurangi. Tapi coba tarik daftar DPD dari sistem inti dan dari aplikasi penagihan di hari yang sama. Cukup sering, angkanya tidak sama, dan yang lebih merepotkan, tidak ada yang tahu mana yang benar.

Selisihnya lahir dari keputusan kecil yang tidak pernah ditulis

Yang pertama soal hari pertama. Kalau jatuh tempo tanggal 10 dan hari ini tanggal 11, apakah DPD-nya nol atau satu? Kedua konvensi itu dipakai di industri, dan keduanya bisa dibela. Yang tidak bisa dibela adalah dua sistem di perusahaan yang sama memakai konvensi berbeda.

Lalu soal jam potong. Pembayaran yang masuk jam sebelas malam di tanggal jatuh tempo dianggap tepat waktu oleh bank, tapi baru terbaca sistem penagihan besok paginya. Selama beberapa jam, akun itu muncul sebagai menunggak, dan kalau antrean pagi disusun tepat di jam itu, ada orang yang ditelepon padahal sudah bayar.

Ada juga hari kerja lawan hari kalender. Tunggakan yang jatuh di akhir pekan panjang bisa terbaca berbeda tergantung sistem mana yang menghitung.

Pembayaran sebagian adalah bagian yang paling sering bikin ribut

Ini yang paling menentukan dan paling jarang disepakati di depan.

Seorang debitur menunggak dua angsuran, lalu membayar satu. DPD-nya jadi berapa?

Satu tafsiran mengatakan angsuran tertua sudah lunas, jadi hitungannya bergeser ke angsuran berikutnya dan DPD turun drastis. Tafsiran lain mengatakan akun itu masih menunggak, jadi umur tunggakan tetap dihitung dari kewajiban tertua yang belum beres. Keduanya masuk akal secara akuntansi.

Bedanya besar sekali di lapangan. Dengan tafsiran pertama, seorang debitur bisa keluar dari bucket dalam dan masuk ke bucket awal hanya dengan membayar sebagian kecil, lalu berhenti lagi. Kalau ini terjadi berulang, portofolio Anda terlihat jauh lebih sehat di laporan daripada kenyataannya.

Restrukturisasi menimbulkan pertanyaan serupa. Setelah jadwal diubah, apakah DPD-nya dikembalikan ke nol? Secara kontrak biasanya iya. Untuk keperluan penagihan, riwayat sebelumnya tetap informasi yang penting, dan menghapusnya sama saja membuang alasan kenapa akun itu perlu diawasi lebih ketat.

Kenapa ini bukan sekadar soal ketelitian

Batas bucket berdiri di atas angka ini. Bucket 1 sampai 30, 31 sampai 60, dan seterusnya berarti selisih satu hari saja bisa memindahkan akun ke tim lain, mengubah prioritas antreannya, dan mengubah cara dia ditangani.

Kalau definisi DPD berbeda antara sistem yang membuat laporan dan sistem yang menyusun antrean, tim Anda bekerja dari satu kebenaran sementara manajemen menilai dari kebenaran yang lain. Rapat bulanan berubah jadi perdebatan soal angka, bukan soal apa yang perlu dikerjakan.

Soal laporan yang bergerak sendiri ini kami bahas terpisah di Laporan Bulan Lalu Sebaiknya Tidak Berubah Bulan Ini.

Yang perlu Anda putuskan sekali, lalu pegang

Tulis definisinya di satu tempat, dan pastikan semua sistem membacanya sama: hari pertama dihitung dari mana, jam berapa data pembayaran dianggap final, pembayaran sebagian menggeser hitungan atau tidak, dan apa yang terjadi pada DPD setelah restrukturisasi.

Empat kalimat itu terdengar remeh sampai Anda pernah menghabiskan satu rapat penuh membahas kenapa dua laporan tidak cocok.

Di Koda, kriteria bucket dan antrean kerja harian dihitung dari aturan yang sama, dan aturan itu Anda yang tetapkan saat penyiapan. Kalau nanti aturannya berubah, yang berubah adalah daftar kerja besok, bukan catatan hari yang sudah lewat.